Essas práticas podem ajudar as imobiliárias a melhorar a eficiência, reduzir erros e aumentar a satisfação dos clientes, o que se reflete em maior rentabilidade e destaque no mercado.

A seguir, detalhamos cada uma dessas soluções e apresentamos um exemplo de aplicação na prática.

1. Implementação de Processos e Fluxos de Trabalho Estruturados

Lidar com a burocracia e a documentação é um desafio inerente ao mercado imobiliário.

Para simplificar esse processo, é fundamental implementar processos e fluxos de trabalho estruturados, que permitam um gerenciamento eficiente dos documentos e contratos.

Isso inclui a padronização de modelos de contratos, checklists de documentos necessários e prazos para entrega.

2. Adoção de Softwares de Gestão de Documentos

Investir em softwares de gestão de documentos pode facilitar significativamente o gerenciamento e a organização de contratos, escrituras e registros.

Essas ferramentas possibilitam armazenar, compartilhar e acessar informações de forma rápida e eficiente, reduzindo o tempo despendido e os riscos de erros e problemas legais.

Algumas opções disponíveis no mercado incluem o DocuSign, o Adobe Sign e o Clicksign. Este último nós utilizamos aqui na agência e recomendamos. É muito bom para assinatura, gestão e armazenamento de contratos e outros documentos de comunicação interna, como por exemplo, aviso de férias a ser assinado pelos colaboradores e pelos diretores que muitas vezes estão em cidades diferentes ou mesmo estão em home office.

A utilidade da Clicksign aqui na agência é inquestionável, uma vez que facilita a vida do setor de vendas, financeiro e RH, reduzindo o tempo e o custo envolvido na assinatura de documentos físicos e na sua posterior armazenagem.

A ferramenta possui uma série de funcionalidades que garantem a rastreabilidade, autenticidade e integridade dos documentos assinados, como a assinatura com certificado digital ICP-Brasil, que oferece um maior nível de segurança e validade jurídica.

Além disso, a Clicksign possui recursos como notificações automáticas e a possibilidade de realizar assinaturas em lote, tornando o processo mais rápido e eficiente para a sua imobiliária.

3. Treinamento de Equipe

Uma equipe bem treinada é crucial para lidar com a burocracia e a documentação. Invista em treinamentos que desenvolvam habilidades relacionadas à legislação imobiliária, práticas contratuais e gestão de documentos.

Isso garantirá que os colaboradores estejam preparados para lidar com a complexidade dessas tarefas e possam executá-las de forma eficiente e segura.

Por falar em treinamento de equipe, escrevemos um artigo sobre o assunto que pode ser útil pra você nesse momento: Gerenciando equipes de sucesso em imobiliárias: dicas para liderar e motivar seus colaboradores.

4. Estabelecimento de Parcerias com Profissionais Especializados

Estabelecer parcerias com profissionais especializados, como advogados e despachantes, pode ser uma solução prática para lidar com a burocracia e a documentação.

Esses profissionais podem auxiliar na elaboração e revisão de contratos, registro de escrituras e acompanhamento de processos burocráticos, garantindo maior agilidade e segurança nos trâmites legais.

Ao selecionar um bom advogado, é fundamental buscar profissionais com experiência comprovada na área imobiliária. Converse com colegas e peça recomendações de advogados com os quais eles já tenham trabalhado.

Verifique também o histórico do profissional, incluindo sua formação acadêmica, especializações e tempo de atuação no mercado.

Outro aspecto importante é analisar a reputação do advogado, se possível buscando opiniões de clientes anteriores e verificando se há algum registro de queixas ou infrações éticas junto à Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).

Para escolher um despachante competente, é importante verificar suas qualificações e experiência prévia em processos burocráticos do setor imobiliário. Procure por profissionais que possuam credenciais e registros atualizados junto aos órgãos competentes, como o Conselho Regional dos Despachantes Documentalistas (CRDD) do seu estado.

Peça referências a outros profissionais do setor imobiliário e pesquise avaliações e depoimentos de clientes que já tenham utilizado os serviços do despachante em questão.

Outro fator essencial na escolha de um advogado ou despachante é a comunicação. Ambos os profissionais devem ser capazes de explicar de maneira clara e objetiva os processos, prazos e etapas envolvidos em cada caso, facilitando a tomada de decisões e evitando mal-entendidos.

Além disso, é importante que o profissional esteja disponível e seja acessível para esclarecer dúvidas e fornecer atualizações sobre o andamento dos processos.

Por fim, considere a relação custo-benefício ao escolher um profissional. Compare os honorários e as taxas cobradas pelos profissionais com a qualidade e eficiência dos serviços prestados.

Lembre-se de que, embora seja tentador optar pelo profissional com os preços mais baixos, a experiência e a expertise podem fazer uma grande diferença no resultado final, evitando erros e atrasos nos processos burocráticos.

Ao ponderar todos esses aspectos, você aumentará as chances de selecionar profissionais especializados competentes que atendam às necessidades de sua imobiliária.

5. Foco no Atendimento ao Cliente

Ao investir em processos eficientes de gerenciamento de documentação e burocracia, sua imobiliária garantirá um atendimento personalizado, ágil e seguro aos clientes. Isso contribui para a satisfação e a fidelização, diferenciando sua empresa no mercado imobiliário.

Além das ferramentas mencionadas, como DocuSign, Adobe Sign e Clicksign, outras opções podem ser consideradas para otimizar o gerenciamento de documentos e contratos. A seguir, apresentamos três sistemas adicionais:

a. PandaDoc: O PandaDoc é uma plataforma de gerenciamento de documentos que oferece recursos para criação, personalização, assinatura e rastreamento de contratos e outros documentos. A ferramenta permite integração com diversos sistemas de CRM e armazenamento em nuvem, facilitando o acesso e o compartilhamento de informações. Além disso, o PandaDoc possui modelos pré-elaborados de contratos e a possibilidade de criar fluxos de aprovação personalizados, contribuindo para a eficiência e a redução de erros no processo de elaboração e assinatura de documentos.

b. SignNow: SignNow é uma solução de assinatura eletrônica que permite a criação, envio e gerenciamento de documentos para assinatura de forma simples e segura. Com recursos como assinatura em lote, lembretes automáticos e integração com aplicativos populares de CRM, a ferramenta possibilita um fluxo de trabalho mais rápido e eficiente. Além disso, o SignNow oferece rastreamento em tempo real do status dos documentos e um ambiente seguro de armazenamento, garantindo a segurança e a conformidade das informações.

c. HelloSign: HelloSign é uma plataforma de assinatura eletrônica que permite aos usuários criar, enviar e gerenciar documentos para assinatura com facilidade e segurança. Com uma interface intuitiva e recursos como modelos de documentos, lembretes automáticos e integração com aplicativos populares, o HelloSign ajuda a simplificar o processo de assinatura e a reduzir a burocracia. A ferramenta também conta com criptografia avançada e armazenamento seguro, assegurando a proteção e a validade jurídica dos documentos assinados.

Escrevemos um artigo sobre tecnologia como diferencial competitivo para imobiliárias que pode ser muito útil: Como a tecnologia pode transformar sua imobiliária: soluções práticas para otimizar processos e aumentar a eficiência.

Conclusão

Lidar com a burocracia e a documentação no mercado imobiliário é um desafio constante, mas existem soluções práticas para simplificar esse processo.

Implementar processos estruturados, investir em softwares de gestão de documentos, treinar a equipe, estabelecer parcerias com profissionais especializados e focar no atendimento ao cliente são algumas dessas soluções.

Ao aplicar essas práticas na rotina da imobiliária, é possível melhorar a eficiência, reduzir erros e aumentar a satisfação dos clientes, o que se reflete em maior rentabilidade e destaque no mercado.