A falta de tempo ou a falta de conhecimento em gestão financeira são os principais motivos para os erros mais comuns de controle financeiro.

Por isso, preparamos esta lista com os 5 erros mais comuns de controle financeiro empresarial. Veja nossas dicas para economizar tempo e eliminar os erros da sua gestão financeira.

1- Ignorar as pequenas despesas e os gastos ocultos

O primeiro erro cometido pelas empresas é ignorar os gastos irrisórios – aqueles gastos menores que você não percebe facilmente.

Esses gastos que, geralmente, provocam o pensamento “ah, é uma quantidade pequena, sem problemas” são os mais perigosos para quem deseja um controle financeiro preciso e efetivo.

São exatamente nesses valores pequenos que você se perde. Gastos com material de escritório, gastos extraordinários, almoços de negócios, brindes aos clientes são apenas alguns exemplos.

Veja o que você pode deixar de registrar em deslocamento para reuniões e o quanto isso poderia impactar no seu controle anual.

Quando você vai a trabalho para outros escritórios ou para outras cidades, é provável que você tenha gastos e que não os anote.

Por exemplo, você passa em uma loja de conveniências e percebe que esqueceu sua caneta. Então, compra duas para garantir.

Na mesma loja, você decide comprar um carregador para celular e um novo cartão de memória, já que passará mais tempo fora do que a bateria ou a memória do aparelho podem aguentar.

Nessas pequenas compras, você terá gasto no mínimo R$50. Imagina se você fizer uma viagem dessas por semana e sempre tiver estes “pequenos gastos”.

No final do ano, o montante de gastos descontrolados será de R$2400 – algo bem próximo do 13º de um funcionário!

Evite ignorar gastos ocultos e pequenas despesas e tenha mais controle e previsão de lucratividade.

2- Não ter um plano financeiro bem elaborado

Deixar de fazer um bom planejamento financeiro é um dos principais erros cometidos no primeiro ano das empresas.

Alguns empreendedores insistem nesse erro e administram suas finanças sem qualquer direcionamento.

É fundamental que a sua empresa tenha um planejamento financeiro bem pensado, com metas de curto, médio e longo prazo.

Esse planejamento tem de estar embasado em dados estratégicos e objetivos para, assim, evitar erros no decorrer do processo.

Se a sua empresa não tiver um planejamento financeiro, ela pode perder oportunidades de crescimento e deixar de ganhar vantagem em relação às outras empresas do mesmo ramo. 

Um exemplo dessa perda seria o surgimento de uma novidade no mercado que pode aumentar os lucros da empresa. Para você saber se conseguirá manter o investimento, precisa ter um bom planejamento financeiro.

Para isso, você precisa ter acesso a relatórios financeiros que ajudem na tomada de decisão. De nada adianta você se fechar às novidades do mercado, simplesmente, porque não sabe se tem condições financeiras para investir.

Ter um plano financeiro bem elaborado, com organização de receitas e despesas, com previsão de crescimento e com relatórios periódicos é essencial. Sem esse planejamento, você pode perder o controle administrativo da sua empresa.

Afinal, sem saber sobre a situação financeira do seu negócio, você pode perder inúmeras oportunidades.

3- Gerir o lucro obtido de forma desajustada

Você sabe dizer qual foi o lucro líquido obtido pela sua empresa nos últimos 6 meses? Você pode falar sobre Balanço Patrimonial ou sobre DRE, mas o mais importante é saber sobre a liquidez do seu fluxo financeiro.

Lembre-se, sempre, de que um alto número de vendas não significa, exatamente, que você tenha alta lucratividade.

Será que você está fazendo o cálculo de lucratividade corretamente?

Para calcular o lucro obtido em uma venda, você calcula que comprou o produto por R$100 e vendeu por R$125, e com isso obteve o lucro de R$25? É claro que você não faz isso.

Você já sabe que precisa considerar diversos fatores para a formulação do preço de venda e para garantir a lucratividade.

Esses fatores são os impostos, a logística, sua folha de pagamento, as comissões de venda, etc. Mas você consegue ter um bom controle dessas variáveis?

O ideal é que você tenha relatórios de centros de custos para saber sobre todos os valores inclusos no produto ou serviço que você oferece. Portanto, para fazer uma melhor gestão de lucratividade, você precisa ter

• Cadastro de fornecedores
• Cadastro dinâmico de clientes
• Cadastro de produtos e de serviços

Com isso, você conseguirá controlar as finanças da sua empresa desde as compras de matéria-prima ou produtos do fornecedor, passando pelo controle de vendas, pela emissão de notas fiscais e pela declaração de impostos.

Então, você conseguirá dizer com maior assertividade quanto lucrou nos últimos 6 meses.

4- Confundir as finanças pessoais com as finanças empresariais

Esse é o erro mais comum, principalmente, para quem é MEI. O fato de você ser um empreendedor individual significa que você tem uma empresa mesmo que você atue sozinho.

As novas regras para MEI estão todas direcionadas a um crescimento das empresas nessa categoria. Então, fique atento às suas finanças e separe as contas pessoais das empresariais.

Para fazer essa separação, você pode começar por abrir uma conta bancária com seu CNPJ. Neste link, você terá acesso a uma lista de instituições bancárias que abrem conta corrente Pessoa Jurídica para MEI, sem taxas.

Apesar de não ser obrigatório, ter uma conta bancária para sua empresa, separadamente, é um diferencial na sua organização financeira.

Assim você não irá utilizar os valores da empresa para pagar a conta de luz da sua casa. E também não irá pagar o seu funcionário com seus ganhos não relacionados com a empresa.

5- Não ter uma ferramenta inteligente para gerir as finanças

Quando se fala em controle financeiro, a primeira opção que surge é a utilização das planilhas de Excel.

Embora algumas planilhas profissionais tenham alto índice de resposta e ofereçam excelentes demonstrativos, é necessário um conhecimento prévio para fazer a análise das informações geradas. Além disso, você precisa ser muito organizado para não se perder entre os lançamentos.

Lançar todas as movimentações manualmente, entre entradas e saídas de estoque, receitas e despesas é trabalhoso demais.

Você gastaria muitas horas ou, se contratasse alguém para fazer isso, estaria desperdiçando investimento. Afinal, existem outras ferramentas para fazer o controle financeiro do seu negócio.

Ao invés de investir tempo ou dinheiro na contratação de um colaborador para fazer lançamentos, o ideal é contratar um sistema de gestão em nuvem para sua empresa. Entre os principais ganhos, você terá:

• Separação de despesas pessoais da movimentação empresarial
• Relatórios gerenciais customizados
• Indicadores de vendas
• Possibilidade de emissão de notas fiscais: NF-e, NFS-e, NFC-e

Assim, você estará preparado para gerir a sua empresa com profissionalismo, assertividade e sem erros de controle financeiro.

Com um bom controle financeiro, você crescerá com o acompanhamento de seus objetivos, indicadores e métricas até migrar de MEI para ME e continuar trazendo soluções para mais clientes.